Teori Empat Sistem

Teori Empat Sistem (bahasa Inggris: Four Systems Theory) adalah salah satu teori komunikasi yang mengkaji hubungan antar manusia melalui hasil dari produksinya dilihat dari kacamata manajemen.

Rensis Linkert dari Universitas Michighan mengembangkan model peniti penyambung (linking pin model) yang menggambarkan struktur organisasi. Menurut Luthans (1973) struktur peniti penyambung ini cenderung menekankan dan memudahkan apa yang seharusnya terjadi dalam struktur klasik yang birokratik. Ciri organisasi berstruktur peniti penyambung adalah lambatnya tindakan kelompok, hal ini harus diimbangi dengan memanfaatkan partisipasi yang positif.

Bila seseorang memperhatikan dan memelihara pekerjanya dengan baik maka operasional organisasi akan membaik.

Fungsi-fungsi manajemen berlangsung dalam empat sistem:

1. Sistem Pertama: Sistem yang penuh tekanan dan otoriter dimana segala sesuatu diperintahkan dengan tangan besi dan tidak memerlukan umpan balik. Atasan tidak memiliki kepercayaan terhadap bawahan dan bawahan tidak memiliki kewenangan untuk mendiskusikan pekerjaannya dengan atasan. Akibat dari konsep ini adalah ketakutan, ancaman dan hukuman jika tidak selesai. Proses komunikasi lebih banyak dari atas kebawah.
2. Sistem Kedua: Sistem yang lebih lunak dan otoriter dimana manajer lebih sensitif terhadap kebutuhan karyawan. Manajemen berkenan untuk percaya pada bawahan dalam hubungan atasan dan bawahan, keputusan ada di atas namun ada kesempatan bagi bawahan untuk turut memberikan masukan atas keputusan itu.
3. Sistem Ketiga: Sistem konsultatif dimana pimpinan mencari masukan dari karyawan. Disini karyawan bebas berhubungan dan berdiskusi dengan atasan dan interaksi antara pimpinan dan karyawan nyata. Keputusan di tangan atasan, namun karyawan memiliki andil dalam keputusan tersebut.
4. Sistem Keempat: Sistem partisipan dimana pekerja berpartisipasi aktif dalam membuat keputusan. Disini manajemen percaya sepenuhnya pada bawahan dan mereka dapat membuat keputusan. Alur informasi keatas, kebawah, dan menyilang. Komunikasi kebawah pada umumnya diterima, jika tidak dapat dipastikan dan diperbolehkan ada diskusi antara karyawan dan manajer. Interaksi dalam sistem terbangun, komunikasi keatas umumnya akurat dan manajer menanggapi umpan balik dengan tulus. Motivasi kerja dikembangkan dengan partisipasi yang kuat dalam pengambilan keputusan, penetapan goal setting (tujuan) dan penilaian .

Teori empat sistem ini menarik karena dengan penekanan pada perencanaan dan pengendalian teori ini menjadi landasan baik untuk teori posisional dan teori hubungan antar pribadi.

Model Pengembangan Teori Empat Sistem

Bagan aliran perkembangan suatu perusahaan yang dikelola dengan baik sebagaimana hasilnya bila diterapkan sistem 2 atau sistem 4 didalamnya.

Diagram yang disederhanakan

Kritik akan teori ini

• Pergerakan dari model teori ini membantu praktisi dan peneliti untuk lebih mengerti bahwa manusia mempunyai kebutuhan akan pengakuan dan nilai-nilai sesuai dengan fungsinya dalam organisasi. Teori ini telah menyediakan alternatif pemikiran dalam menilai alam komunikasi pada organisasi, kedinamisan kelompok, dan kepemimpinan, juga telah menghasilkan panduan yang berguna dalam memperbaiki komunikasi antar pribadi dalam sebuah organisasi. Walaupun begitu pergerakan dalam model ini pada dasarnya mengambil dari contoh-contoh yang terlalu ekstrem dan terpatri dalam penilaian kasus-kasus yang sangat serius.
• Teori ini gagal dalam memperhitungkan akibat dari variabel yang bukan disebabkan oleh faktor manusia seperti elemen-elemen struktur organisasi dan fungsi.
• Sistem 4 berhasil baik pada kelompok-kelompok kecil dimana kepercayaan sebagai pengikat memajukan kelompok tersebut dalam hal kinerja dan kreativitas, namun sulit diterapkan dalam kelompok yang besar karena tidak jelas batas pemegang kendalinya. Saat atasan memegang kendali, otomatis Sistem 4 bergeser menjadi Sistem 3 dan semakin kuat otoritas atasan semakin bergeser pula model komunikasi organisasi menuju ke arah Sistem 1.
• Pada bukunya Teori Komunikasi, Littlejohn mengungkapkan bahwa dalam penelitian yang lain Teori Empat Sistem tidak dapat diterapkan sepenuhnya karena faktanya adalah hanya sedikit pembuktian dapat disediakan dalam hubungan korelasi positif antara rasa moral yang tinggi (merasa dihargai) dengan produktivitas. Sebaliknya, dalam banyak kasus pada riset-riset yang telah dilakukan hubungan antar rasa moral yang tinggi dan produktivitas tidak ditemukan .
• Teori ini memiliki keterbatasan-keterbatasan yang dimiliki oleh psikologi yang mempelajari tentang manusia seperti: asumsi bahwa konflik yang terjadi minimal dan segala sesuatu yang membuat frustasi seorang karyawan akan menimbulkan kreativitas dan pemahaman. Namun tidak memperhitungkan bahwa konflik yang terjadi secara alamiah sebenarnya bisa berdampak baik (positif).

Referensi

• (Indonesia) Corry, Andi Ph.D. Modul Kuliah Teori Komunikasi, pertemuan ke-4: Teori Kontekstual dan Perspektif dalam Ilmu Komunikasi. Universitas Mercubuana.
• (Indonesia) Sendjaja, S Djuarsa. Ph.D., Teori Komunikasi. Pusat Penerbitan Universitas Terbuka.
• (Inggris) Littlejohn, Stephen (1992). Theories of Human Communication (5th Ed). Califonia: Wadsworth Publishing.